Senast uppdaterad: 18.8.2025

1. Inledning

Finlands svenska Marthaförbund rf (nedan Marthaförbundet) samlar och behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR), föreningslagen och bokföringslagen. Denna integritetspolicy beskriver hur vi hanterar medlems- och deltagaruppgifter inom vår organisation.

2. Medlemsregister (Sense)

Marthaförbundet och dess medlemsorganisationer är gemensamt personuppgiftsansvariga för medlemsregistret Sense, som levereras av Avoine Oy.

Syfte

• Uppfylla lagkrav (föreningslagen och bokföringslagen)
• Hantera medlemskap och förtroendeuppdrag
• Fakturera medlemsavgifter
• Bevara uppgifter av kulturellt och historiskt värde

Insamlade uppgifter

• Namn, födelsedag, adress, e-post, telefon
• Medlemskap, förening, krets
• Förtroendeuppdrag och hedersomnämnanden
• Betalningshistorik
• Medlemsnummer

Källor

Uppgifter inhämtas från medlemmen själv, banken (betalningsinformation) och posten (adressuppdateringar, avlidna medlemmar).

Åtkomst

Registret används av Marthaförbundets personal, medlemsorganisationernas registeransvariga och förtroendevalda. För distribution av medlemstidningen lämnas adressuppgifter till tryckeriet Grano Oy via skyddad förbindelse. För den digitala versionen av tidskriften Martha överförs medlemsnummer och e-postadress via säker förbindelse till Prenly, som fungerar som personuppgiftsbiträde för denna tjänst.

Lagringstid

• Bokföringsuppgifter sparas i 6 år
• Förtroendeuppdrag och hedersomnämnanden arkiveras i reducerad form
• Övriga medlemsuppgifter raderas 6 år efter avslutat medlemskap
• Säkerhetskopior lagras ytterligare 6 månader hos Avoine Oy

3. Evenemangsuppgifter (Lyyti)

Vid anmälningar till våra evenemang använder vi systemet Lyyti, som fungerar som personuppgiftsbiträde.

Syfte

• Administrera anmälningar
• Kommunicera inför och efter evenemang
• Beakta kostönskemål och övriga behov

Insamlade uppgifter

• Namn och kontaktuppgifter
• Föreningstillhörighet
• Kostpreferenser och specialbehov

Lagringstid

Uppgifterna raderas efter avslutat evenemang, om inte fortsatt kontakt önskas eller lagstadgad lagring krävs.

4. Dina rättigheter

• Begära ett registerutdrag
• Korrigera felaktiga uppgifter
• Bli raderad ur registret (med begränsningar enligt lag)
• Lämna klagomål till Dataombudsmannen

För att utöva dina rättigheter, kontakta:
Finlands svenska Marthaförbund rf
Kontaktperson: Marika Danielsson
Tfn: 044 735 4971
E-post: info@martha.fi

5. Tillsynsmyndighet

Du kan lämna in klagomål till:
Dataombudsmannen
www.tietosuoja.fi