Föreningshus i förändring

När projektet Förening360 tog sin början fanns en tydlig vision: att skapa en samlande plattform där föreningar enkelt kan hyra ut sina föreningshus och lokaler. Plattformen skulle erbjuda informativa och professionella presentationer av utrymmena, så att användarna får en tydlig bild av vad som erbjuds. Dessutom var målet att utveckla en användarvänlig bokningsfunktion som gör det smidigt att hitta, boka och administrera lokaler, både för föreningar och för dem som söker utrymmen.

Pasi Holmberg är drivkraften bakom projektet. Han är anställd som projektledare av Finlands Svenska Ungdomsförbund.

– Jag tror att det var 2018 som allt tog fart. Då fanns en sida med en liknande, samlande funktion som hette föreningshus.fi. Den var full med föråldrad och felaktig information, så vi stängde den helt och började från rent bord, säger Pasi Holmberg och fortsätter:

– Syftet är att underlätta föreningarnas uthyrningsverksamhet. Föreningshusen och lokalerna utgör ofta en stor ekonomisk börda. Genom att öka uthyrningen kan lokalerna bli mer självbärande. Det frigör också tid och resurser för föreningarna att ägna sig åt sin egentliga verksamhet.

Gratis för föreningar

Hittills är det helt gratis för föreningar att gå med i projektet och få sin lokal presenterad på uthyrningsplattformen.

– Plattformen har mellan 200 och 600 besökare per dag och vi är helt nöjda, säger Holmberg.

I dagsläget täcker plattformen de nyländska och åboländska föreningshusen och -lokalerna.

– Vi har fått superbra feedback av de aktiva föreningar som är med. De får mycket via tjänsten: en professionell presentation av lokalen och ett professionellt boknings- och faktureringssystem, säger han.

I fjol utvidgades målgruppen till Åboland och för tillfället ansluts föreningshusen där till plattformen. Holmberg håller även på och förhandlar om en utvidgning till Åland. Under 2026 utreds möjligheten att utvidga projektet till Österbotten, där intresset också är stort.

– Samtidigt har en ny version av projektet tagit sin början, Förening360 2.0. Till det nya hör att vi tar fram ett avancerat marknadsföringspaket tillsammans med PR-proffs. Det består bland annat av en affischgenerator som är uppbyggd utifrån föreningarnas behov. Man fyller i rubrik och text och får en snygg affisch i olika format, till och med en svartvit A4 ifall föreningen bara har en enkel printer. Vi tar också fram steg-för-steg-anvisningar för marknadsföring av evenemang för olika målgrupper, berättar Holmberg.

Dessutom utökas plattformen med finska och engelska sidversioner för att nå en större marknad. Man förbättrar också statistiken från bokningsplattformen för att bättre kunna utvärdera hur den används.

Detaljerade presentationer

Plattformen lokaal.fi samlar alltså alla föreningshus som kan hyras för olika evenemang.

– Hemsidan är uppbyggd på ett sådant sätt att man lätt hittar det utrymme man behöver, säger Holmberg.

Föreningarna uppger hur många personer som utrymmet lämpar sig för, både maxantal enligt räddningsplanen och det antal personer som bekvämt kan rymmas. Det finns även 3D-visningar av alla lokaler, med mått och arealer. Man kan till exempel rita in bord och planera hur utrymmet ska användas.

– Tanken är att en kund kan planera sitt evenemang utan att behöva besöka platsen så många gånger. Det underlättar för alla och är också till fördel ur miljösynpunkt. Särskilt konsert- och teaterarrangörer har uppskattat att det finns mått på scenerna och att man kan se backstageutrymmena, berättar Pasi Holmberg.

Han skulle gärna få med fler marthaföreningar i projektet, eftersom det är öppet för alla föreningar. Något han också hoppas på är att bättre nå kommuner och företag som potentiella kunder.

– Problemet är att det ofta finns förutfattade meningar om att föreningshus är kalla och slitna. Företagen vill dessutom gärna beställa hela paket med lokal, catering och kanske dekorationer och underhållning. Där kunde föreningarna tipsa om lokala samarbetspartner som cateringfirmor, blombutiker och olika aktiviteter och på så sätt nå en bredare målgrupp, konstaterar Pasi Holmberg.

Två gånger i veckan

Borgåmarthorna äger en lokal alldeles i centrum av Borgå och har en aktiv uthyrningsverksamhet. Gunilla Backman, ordförande för Borgånejdens marthor, berättar att lokalen i början var betydligt mindre, men att föreningen blev erbjuden att köpa en intilliggande etta, vilket de också gjorde.

– Utrymmena slogs ihop och i samma skede var det rörrenovering i fastigheten. Då passade vi på att också få ytskikten förnyade, säger hon.

Resultatet blev ett fräscht utrymme med ett rejält kök som totalt rymmer 40 personer. Föreningen har sitt kansli i lokalen och använder den för möten och medlemskvällar.

Efter renoveringen slog covid-19 till, vilket tillfälligt satte stopp för en större uthyrningsverksamhet. Småningom har Marthalokalen ändå blivit allt mer populär att hyra.

– Vi hyr ut den två gånger i veckan i medeltal, berättar Gunilla Backman.

Vanligast är att lokalen hyrs för födelsedagsfester, minnesstunder, konfirmationer och studentkalas. Även en friförsamling och andra föreningar har hyrt in sig.

Skötsamma hyresgäster

Den som hyr lokalen förväntas städa efter sig.

– Vi har skrivit tydligt i hyresavtalet vad vi förväntar oss i fråga om städningen. Många kommer och tittar på lokalen på förhand, så då brukar vi också visa och berätta hur städningen ska gå till.

Backman tycker att hyresgästerna överlag är skötsamma. Det har bara hänt en enda gång att föreningen har behövt debitera extra för ogjord städning.

Visst innebär uthyrningsverksamheten ett visst merarbete: lokalen ska visas och man behöver kontrollera att städningen är gjord innan nästa hyresgäst kommer. Samtidigt genererar uthyrningen viktiga inkomster för föreningen.

– Uthyrningarna har sakta men säkert ökat. Hittills har bokslutet för Marthalokalen visat minus, men i år tror jag att det kommer att vara nära plus-minus noll, säger Gunilla Backman.

Hon berättar att deras förening gick med i Förening360-projektet direkt när det startade. Hittills har den bästa marknadsföringen ändå varit djungeltrumman, men de bokningar som har kommit via plattformen lokaal.fi har fungerat smidigt.

– Det är jättebra att lokalen finns så tydligt presenterad. Man kan se detaljer, som till exempel vilka kärl som finns i köket. Det är värdefullt att hyresgästerna kan hitta så mycket information där, konstaterar Backman.